Как зарегистрировать служебную записку

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Инструкция по написанию служебной записки Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника.

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? Служебная записка на премирование сотрудника В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1]. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы? Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав.

Регистрация служебных записок

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно. Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов — это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т. Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов.

Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

Служебная записка — это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы. Основное назначение служебной записки — обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации. Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях. В первую очередь служебная записка — основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления далее — ДОУ в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф. В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме.

Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата.

Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы. Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе.

Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств. Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку при желании. Виды бланков документов установлены в п. Организационно-распорядительная документация. Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют.

Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа — служебной записки.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно создать и оформить СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ?

У нас в организации служебные записки часто пишутся на имя ген. не правильно, служебная записка - это внутренний документ, а не. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение. Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику. Расположение реквизитов на докладной записке Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику. Пример объяснительной записки Скачать образец Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов. Служебная записка — образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда. Внутренняя переписка: какие документы входят в состав и как верно оформить по новому ГОСТу Оформление служебной записки Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные ГОСТ Р 7. Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения. Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Докладные и объяснительные записки в вопросах и ответах Ольга Моисеенко, научный редактор журнала Обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок? В соответствии с п. Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ п.

Служебная записка. Образец написания

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно. Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов — это служебные записки. Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса. На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т. Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.

Служебная записка от работника: цели и образец

Рассмотрим возможную схему документооборота для данного вида документов: Возможная схема документооборота для служебной с созданием служебной-ответа на базе проекта Создать служебную может пользователь с ролью "Сотрудник канцелярии". Исполнитель может создать проект служебной, а зарегистрировать и создать из проекта служебную может только канцелярия. Для создания нового документа Служебная выполните следующие действия: Выберите папку "Служебные". В результате появится карточка нового документа: Карточка документа "Служебная" Заполните обязательные поля документа. В поле "Кому" Вы можете ввести нескольких сотрудников, которым будет отправлена служебная. Кликните мышкой по данному полю, в результате появится диалог: Диалог выбора сотрудников Выберите с помощью данного диалога сотрудников-исполнителей служебной и нажмите Выбрать. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле "Индекс документа" если настроена автонумерация документов в подразделении.

Большая нагрузка по регистрации и оформлению служебных записок в системе ложится на секретарей. Порядок действий может варьироваться в разных подразделениях и в зависимости от типа служебной записки, но такая схема в любом случае имеет следующие недостатки: Создается или печатается экземпляр документа на бумажном носителе Необходимость рукописной подписи руководителя Поиск сканированных документов не может быть произведен по содержанию документа Множество этапов перемещения документа между руководителем и секретарем Регистрацией документов, как правило, занимается только секретарь руководителя подразделения Множество атомарных действий секретаря, что чревато ошибками Задача Требуется разработать модуль в DIRECTUM, который позволял бы упростить процесс подготовки и отправки служебной записки, избежать её печати и сканирования на этапе подписания руководителем, регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

.

Образец служебной записки. Как написать служебную записку

.

Служебная записка образец

.

Автоматизация процесса управления служебными записками

.

Работа со служебными записками

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебные записки
Похожие публикации